【要約】トヨタの会議は30分｜超効率化の会議術とトヨタの本質思考

こんにちは、たっきーです！

たきログは、若手のビジネスパーソンに向けて、本の学びと知識を共有しています。

本日は『トヨタの会議は30分 ～GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術～』（山本 大平 著）の紹介です。

あなたのそんな悩みを解決します。

著者は新卒でトヨタ自動車へ入社後、長らく新型車の開発業務を担当。その後TBSへ転職、アクセンチュアでのマネージャー経験を経て、起業。

トヨタ式問題解決手法ををさらにカイゼンし、統計学を駆使した独自のマーケティングメソッドを開発。現在は、企業のコンサルティングに従事しています。

それでは、早速いきましょう！

トヨタの会議は30分（会議術）

GAFAMの企業との打ち合わせで著者が体感したのは、圧倒的なコミュニケーションスピードでした。

世界を牽引する企業では、主に次のようなコミュニケーションが鉄則とされています。

この常識は、日本の”相手の気持ちをおもんばかる”忖度文化では、非常に取り入れにくいルールです。

しかし日本でも、ムダのない・素早いコミュニケーションを維持している企業があります。

それが今回取り上げる　トヨタ自動車　です。

トヨタの文化は「とにかく無駄を嫌う、効率化、スリム化」の本質思考が基盤にあります。

スピード感では外資系企業にも引けを取らない。そんなトヨタの会議術をご紹介します。

会議前の暗黙知

会議時間を30分に設定すれば30分で終わる

あなたがお勤めの企業には、定例会議はいくつ設定されていますか？

トヨタでは「会議は30分！」と口を酸っぱくして言われていました。日本の会社では、会議や打ち合わせの所要時間として「１時間」を設定する場合が多いと思います。

しかし実際には、ほとんどの会議は30分で終わらせられます。

山本 大平.トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術.株式会社すばる舎.

会議の設定を１時間から30分に変えるだけで、２ヶ月分の労働時間を別の仕事に回すことができます。

定例会議は設定しない

コンサルタントになって以後は、さまざまな企業での定例会議にお邪魔した経験があります。
しかしほとんどの定例会議では、何か建設的な話し合いが行われるわけではなく、ただ毎月の営業数字の確認と、マネジメント層による精神論の訓示、雑談などがなされているだけ、という印象を持っています。

山本 大平.トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術.株式会社すばる舎.

トヨタでは、よほどのことがない限り「定例会議」は設定されません。
その代わり、話し合いの必要が生じたら都度30分の会議を設定する、という形をとります。

ムダを極力省き、必要が生じた時にはスピーディに意思決定するのがトヨタ流です。

議題の事前共有は必須（ただし大掛かりな準備資料はいらない）

当然ながら関係者には、前もってその会議で何を話し合うのか「議題（アジェンダ）」を周知しないといけません。

それも漠然とした大きすぎる議題ではなく、ある程度は具体的な「解像度の高い議題」を事前共有することが求められました。

山本 大平.トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術.株式会社すばる舎.

トヨタでは、会議の主催者は議題の事前共有がなされていればそれ以上の準備は求められませんし、大量の関係資料を準備する必要もありません。

必要な情報があれば、参加者が”勝手に推測して”資料を準備してくれます。

なぜそれが可能かというと、前回の会議終了時に「次回の打ち合わせで何を話し合うか」を事前に決定しているからです。

つまり必要な事前資料があれば、参加者が各々作成し準備してくるというスタンスなのです。

会議中の暗黙知

「会議ではメモなし」が暗黙知

メモを”取ってはいけない”といわれると、急に不安になってしまうかもしれません。

しかし、メモが取れないとき、取れない分だけあなたの頭は情報を聞き漏らすまいとフル回転します。

ベストセラーの「メモの魔力」でも、記録のためではなく自分の考えを整理するためにメモは役立つと述べられていました（メモの魔力＝ファクトから抽象化し、転用する）。

頭で理解するを前提に、どうしても記録しておかなければならない数字以外は、一旦メモを控えてみましょう。

いつでも記録できる環境だと、あなたの脳はスペックを発揮してくれません。

ちなみに、PCでの記録は手書きよりもさらに効率が悪いです
メモはPCではなく手書きが良い理由

上司＋部下の参加は基本NG

トヨタでは、会議や打ち合わせには担当者１名で出席するのがセオリーです。
基本的に上司＋部下のタッグは認められていません。

いつまでも任せないから、部下が成長しないのです。

山本 大平.トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術.株式会社すばる舎.

部下は早くから自立させ、プロ意識を持たせる。
若いからといって可能性を潰さない。そして、限りある時間を大切にする。

ベンチャースピリットをいまだに忘れていないトヨタの、見習うべき文化といえます。

会議後の暗黙知

議事録はホワイトボードの写真で完了（ファシリテーターでリアルタイム要約力を鍛える）

トヨタでは議事録の作成は行われません。
打ち合わせ中のホワイトボードがそのまま議事録として配布されます。

その意味で、ファシリテーターは非常に重要かつ大役です。
内容を理解することはもちろん、その場で即座に要約し、文字に起こす必要があります。

トヨタの会議術には、「とにかく無駄を嫌う、効率化、スリム化」の思考が盛り込まれていました。

続いてご紹介する報告術も、同じく効率化の思考が組み込まれています。

トヨタ流の報告術

あなたもこんなご経験があるかと思います。
そんな時に使える報告術です。

トヨタ流報告術は、一言でいうと『ペライチ（A４を１枚）で「１分いいですか？」』という手法。

いつでもサッと上司に確認できて、なおかつ伝え漏れのない方法です。

ちなみに報告内容は、以下のようにまとめます。

例えば、次のようなイメージです。
（拡大できます）

口頭での報告だと、特に ②の「上司に何の回答を求めているか？」がうまく伝わっていないケースがあります。

上司からすると「報告はされたけど、つまりどうして欲しいの？」や、後日談で「報告はされたけど、承認はしてないよ？」とならないために、自分から報告の意義を共有することは意外と盲点だったりします。

トヨタの本質思考

最後に、トヨタの本質思考について解説します。

トヨタでもっとも有名な「Whyを５回繰り返す」は、さまざまな書籍で紹介されていますよね。

そもそも、なぜトヨタでは「Whyを５回繰り返す」のか。

それは「情報を鵜呑みにせず、いったん自分の頭で考えるため（本質を見極めるため）」です。

脳は筋肉と同じで使わなければ衰えていきますし、逆に使えば使うほど鍛えられていくものです。

また、仕事は問題解決の連続です。

問題解決には「動かせない定数」ではなく「変数」を見つける必要があります。そして問題の”真の変数”を見つけるには、今ある変数にも疑問をもたなくてはなりません。

同様の考え方がこちらの本でも
提言されています。
【要約】数値化の鬼｜仕事ができる人に共通する、たった１つの思考法

自分の頭で考え続けない限り、良い商品は作れない。
そして高品質の製品をつくれば、お客様はおのずと受け入れてくださる。

それが、トヨタが社会と関わるときの基本スタンスなのです。

目先の利益だけではなく、社会へ貢献することで、あとから利益がついてくる。
その綺麗事を実現するために、より社会のニーズに応えた商品開発と原価低減（正しくは原価改善）、接客サービスの向上に邁進する。

山本 大平.トヨタの会議は30分 GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術.株式会社すばる舎.

私たちも与えられた仕事をこなすだけでなく、常に疑問をもち、「この問題の本質はなにか？」と問い続けることを忘れずにいたいですね。

たっきーの所感

そうは言っても、「自分の力じゃ会社の会議方法を変えるなんてできない！」が正直な意見ですよね。

そんな方は、会議の進行役をかって出るのはいかがでしょうか？

冒頭で、本日の会議は時間の関係上30分に設定することや必ずメンバーのToDoを決定して終わることを提示しておくと、出席者にとっても良いきっかけになるかと思います。

また、もしもあなたが若手社員であれば、会議で決定すべき事項が決まらなかった場合に「自分は今後の作業で具体的に何をすればいいのかわかりません」と正直に申告してみるのもいいでしょう。

参加者の皆が次にやることを明確化できていないのであれば、決して良い会議だったとはいえません。

仮に自分が実践するのであれば、「実はこんな本を読みまして…」ときっかけを作り、小さな打ち合わせから本書の手法を取り入れてみるのもアリだなと思いました。

会社員になると、向上心のある人もいれば、与えられた仕事をただこなすだけの人もいます。

その中で、個人・部署やグループ単位の仕事を、いかに納期に間に合わせ、いかに作業効率を上げていくかは難しい問題です。

本書では後輩への教育方法や、アンガーマネジメント、配慮の仕方についても盛り込まれています。

日本最強企業の”暗黙知”を、ぜひあなたも一度学んでみませんか？


あなたが今の仕事や忖度に嫌気がさしたなら、必ず本書から新しいヒントが見つかることと思います。

今後も多くの方に「トヨタの会議は30分 ～GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術～」が届きますように！

今回ご紹介した書籍はこちらです